Incasso Inschakelen

Waarom en Wanneer een incasso inschakelen?

Een incasso inschakelen is voor veel bedrijven nog een brug te ver omdat zij denken dat het duur is en haar klanten afschrikt, echter moet u het zien als een verlengstuk van uw eigen diensten. Wanneer het u er niet in slaagt om een betaling af te dwingen, dan kunt u de hulp inroepen van een incassobureau. Zowel voor dossiers bij consumenten (b2c), bedrijven (b2b).

Wanneer uw klant ondanks herhaalde pogingen niet betaalt, zijn er verschillende externe partners die u kunt inschakelen. Zo kan u onder andere dagvaarden via een advocaat, aanmanen via een deurwaarder of u kunt het dossier overmaken aan een incassobureau. Dat zal (buiten het gerecht om) proberen om tot een minnelijke oplossing te komen.

Een incassobureau onderneemt in feite dezelfde acties als de klant zelf, toch zal een incassobureau doorgaans toch beter incasseren. Een belangrijke reden hiervoor is de psychologische impact van de tussenkomst van een derde partij. Het spreekwoord zegt dat ‘vreemde ogen dwingen’ en dat geldt nog altijd in de wereld van de incassobureaus. Bovendien zijn de meest gerenommeerde incassokantoren gelinkt met een bedrijfsinformatieleverancier. Dat biedt meteen twee bijkomende voordelen:

Enerzijds kennen deze kantoren de financiële toestand van uw debiteur. Deze informatie is belangrijk voor de aanpak van uw dossier.

Anderzijds zijn debiteuren sneller geneigd te betalen om vermelding in de databank te vermijden.

Het grote voordeel van een samenwerking met een incassobureau – zeker in vergelijking met de procedure tot dagvaarding – is dat u als opdrachtgever invloed kunt uitoefenen op de werkwijze.

  • telefonisch contact;
  • geschreven aanmaningen;
  • een strenge of een commerciële benadering

De aanpak kunt u in onderling overleg bepalen.

Expertise

De medewerkers van een incassobureau zijn grondig opgeleid en weten hoe ze moeten omgaan met moeilijke debiteuren. Ze leren hoe ze kalm kunnen blijven om hardleerse wanbetalers toch te overtuigen om de facturen te betalen.

Snelheid

Wat b2b-dossiers betreft kan een incassobureau zelf bepalen wanneer het bepaalde acties onderneemt. Er zijn geen wettelijke procedures of regels voor. Hierdoor kan er op korte tijd heel wat gebeuren en zijn dossiers vaak snel opgelost. Voor b2c-dossiers is dat enigszins anders. Hier is na de eerste brief een reactietermijn van 15 dagen voorzien. Gemiddeld genomen is een dossier binnen de twee maanden afgesloten, tenzij er een afbetalingsplan werd geaccepteerd.

Volharding

Efficiënt incasseren heeft alles te maken met discipline. Elke dag bellen en rappels versturen. Kort op de bal spelen. Een incassokantoor is pas rendabel als het ook incasseert. Het belangrijkste gedeelte van de omzet komt immers uit commissielonen die betaald worden op geïnde gelden. Dit geeft u de garantie dat het incassobureau een doorgedreven aanpak zal hanteren.

Klantvriendelijkheid

Wanneer u een incassobureau inschakelt om vorderingen te innen, dan wilt u meestal de relatie met de klant niet opblazen. Omdat de opvolging van minnelijk aard is en buiten het gerecht om gebeurt, blijft de commerciële relatie behouden.

Goedkoop

Een incassobureau werkt vaak volgens het ‘no cure no pay’-principe. Als de debiteur niet betaalt, dan kost het de opdrachtgever niets. Bij inning is er een vooraf afgesproken percentage op het geïncasseerde bedrag verschuldigd. Deze incassokosten kunnen ook op de debiteur verhaald worden.

Wanneer schakelt u een incassobureau in?

Het is niet zinvol een dossier door te geven wanneer de debiteur het niet eens is met een factuur. Er komt alleen een extra partij bij die de communicatie nog moeilijker maakt. Wanneer een debiteur het niet eens is met een factuur en niet van zijn standpunt afwijkt, dan kunt u beter een advocaat inschakelen. Dagvaarding voor het gerecht zal dan de enige oplossing zijn.

Andere  dossiers waarvan de inningskansen in uw ogen klein zijn, kunt u wel bij incassobureau indienen. U riskeert immers geen verlies, enkel winst.

Wanneer maakt u een dossier over aan een incassobureau?

Wacht niet te lang om een dossier door te geven aan een externe partij. Of u nu met een advocaat, een deurwaarder of een incassobureau samenwerkt, u hebt er alle belang bij om snel te schakelen. Hoe ouder de factuur is, hoe kleiner de kans op inning wordt. De ideale termijn is maximum twee maanden na de vervaldag. U hebt dan zelf 60 dagen de kans gehad om uw geld te incasseren.

Vooral in de b2b-sector of als u handelt met de overheid is een incassobureau erg nuttig. De grotere incassobureaus hebben allemaal een link met bedrijfsinformatiekantoren en dat heeft belangrijke implicaties voor de debiteur. De link zorgt er immers voor dat een incassodossier onmiddellijk een negatief effect heeft op de kredietwaardigheid van een debiteur. Het is een extra drukkingsmiddel dat helpt bij de onderhandelingen.

Voor incassokantoren die ook b2c werken, gelden strenge verplichtingen. Bovendien zijn heel wat consumenten zich bewust van het feit dat een incassobureau geen wettelijke macht heeft. Zij zijn dan ook vaak niet bereid om mee te werken aan een oplossing.