Factuur

Factuur maken en versturen of toch uitbesteden?

 

Het maken en versturen van een factuur is voor veel ondernemers een struikelblok. Wat moet er op een factuur staan? Bereken ik de btw wel goed? Nummer ik het wel goed door? En het belangrijkste is gaat er betaald worden binnen de betalings termijn?

Wat moet er op een factuur staan?

Een goede factuur bevat een reeks aan informatie. Door een goede factuur op te stellen ontstaat er geen verwarring bij je klant. Daarnaast is bepaalde informatie op een factuur ook verplicht voor de Belastingdienst.

  • Factuurnummer: Zet op je factuur altijd een factuurnummer. Op deze manier kun je facturen uit elkaar houden en kan je klant met vragen eenvoudig verwijzen naar dit nummer. Een nummer mag je maar één keer gebruiken en de nummers moeten oplopend doornummeren.
  • Je eigen bedrijfsgegevens: Het moet voor je klant duidelijk zijn van wie de factuur afkomstig is. Vermeld hierbij je volledige adres en het KvK- en BTW-nummer als je die hebt.
  • De gegevens van je klant: Op de factuur moet staan wie de factuur gaat ontvangen, inclusief een volledig adres.
  • Factuurdatum en vervaldatum: De datum waarop je de factuur uitreikt is belangrijk voor de btw aangifte. Daarnaast is het de datum vanaf wanneer de betaaltermijn ingaat. Een vervaldatum vermelden is niet verplicht, maar voorkomt onduidelijkheid bij je klant over de uiterlijke datum van betaling.
  • Factuurregels: In één of meer factuurregels omschrijf je welke diensten of producten je geleverd hebt. Geef per regel een duidelijke omschrijving en geef aan hoeveel je geleverd hebt. Per regel neem je het bedrag per stuk op en vermeld je welk btw tarief van toepassing is. Vaak is het handig om een periode of datum te vermelden bij een regel.
  • Totaalbedragen: Onderaan de factuurregels neem je de totaalbedragen op. Vermeld hier het totaalbedrag exclusief btw, de btw bedragen en het totaalbedrag inclusief btw.
  • Betalingscondities: Vergeet niet te vermelden op welke manier de klant kan betalen. In het geval van een bankoverboeking is het gebruikelijk om te vermelden welke omschrijving ze moeten gebruiken bij het overboeken, bijvoorbeeld: “Overboeken naar rekening NL11INGB000121212 onder vermelding van het factuurnummer 201806-0012”.

Voorbeeld standaard schema debiteurenbeheer
De tweede herinnering zou er uit kunnen worden gehaald als er een maximale termijn van 45 dagen gewenst is.

 

Incasso tijden

Digitaal factureren of op papier?

U bepaalt zelf of u uw facturen op papier of digitaal verstuurt. Een digitale factuur moet voldoen aan een extra voorwaarde: uw afnemer moet ermee akkoord gaan dat u digitaal factureert.

Hoe u factureert mag u zelf weten.

Bedrijven kunnen onderling afspraken maken of zij digitale facturen willen uitwisselen. De meeste administratieve software is in staat digitale facturen aan te maken. Natuurlijk moet uw klant wel elektronische facturen kunnen ontvangen.

Digitale facturen moeten voldoen aan de wettelijke eisen zoals hier boven vermeld die ook gelden voor papieren facturen en facturen via e-mail met pdf-bijlage. De Belastingdienst stelt als extra eis aan elektronisch factureren, dat de afnemer de elektronische factuur moet aanvaarden.

Bovendien mag u elektronisch factureren binnen de hele Europese Unie.