Factuur niet betaald

Help, Mijn factuur niet betaald!

De betaalmoraal laat soms te wensen over… zo je best gedaan en dan wordt van uw verleende werkzaamheden of geleverde goederen de factuur niet betaalt.

Uit onderzoek blijkt dat 1 op de 6 zzp’ers langer dan 45 dagen moet wachten op betaling van de factuur. Voor 20% van deze groep duurt het zelfs 60 dagen of langer voordat zij worden betaald. Een groot deel ervaart hierdoor wel financiële onzekerheid. Deze onzekerheid is wellicht een gevolg van het feit dat ruim 80% van de zzp’ers aangeeft hoofdkostwinner binnen het gezin te zijn.

Je geduld is op maar je heb uiteraard geen zin in ruzie met jouw klant. Wat kan je als zzp’er doen om te voorkomen dat jouw klanten de factuur niet op tijd, of niet gaan betalen? En wat kan je doen om ze alsnog te laten betalen?

Wat vaak gezegd wordt, is dat de klant uw factuur nooit heeft ontvangen nadat u deze per papier of per e-mail heeft verzonden. Hoewel het waar is dat die dingen kunnen gebeuren, kunnen sommige klanten dit gebruiken om te voorkomen dat u op uw vervaldatum een ​​factuur betaalt.

Uiteraard gaat dit enige tijd duren om contact op te nemen met deze te laat betalende klanten, en het kan gaan om lange telefoontjes. Het is de moeite echter waard, omdat je een manier hebt om te bepalen of er iets mee te maken heeft of niet.

Als onderdeel van uw debiteurenbeheer moet u een vragenlijst opstellen die vastlegt wat de klant mogelijk niet heeft betaald. U kunt dit doen met zes belangrijke vragen om de waarheid te achterhalen. Met deze vragen krijgt u een bewijs als de klant zegt dat hij geen factuur meer heeft ontvangen.

1. Waar moeten facturen normaal naar toe verzonden worden?
Als de klant denkt dat u de factuur bent kwijtgeraakt, moet u hem vragen naar welk adres u uw facturen op regelmatige basis moet verzenden. Misschien hebben ze een ander adres waar ze de voorkeur aan geven als ze hun vorige mailbox niet vaak controleren.

Of, als u e-facturen verzendt, vraag hen naar welk e-mailadres u moet verzenden.

Door deze vraag te stellen, weet u dat u uw factuur naar de juiste plaats hebt gestuurd.

2. Heeft u recentelijk de adressen gewijzigd?
Uiteraard kunt u de gedachten van uw klanten niet lezen, dus moeten ze hun adres bijwerken als ze onlangs zijn verhuisd. Vraag hen wanneer ze verhuisd zijn en wat hun nieuwe adres is. Vergeet hen er niet aan te herinneren dat ze contact met u moeten opnemen als ze opnieuw verhuizen, zodat er geen toekomstig misverstand is.

3. Aan wie moet u de factuur sturen?
Facturen en papierwerk kunnen binnen een bedrijf verloren gaan. Als de naam van de persoon op de crediteurenadministratie staat, zorgt u ervoor dat uw facturen bij de medewerker terechtkomen die de betaling meteen kan autoriseren.

4. Is er een ander probleem?
De klant kan u vertellen dat ze geen kopie van uw factuur hebben en dat ze deze pas kunnen betalen nadat ze een factuur hebben ontvangen. Je wilt ze vragen of dit de enige reden was waarom ze niet meteen hebben betaald. Als ze ja zeggen, dan is het tijd om ze onmiddellijk een kopie te sturen met een belofte van hen die ze zullen betalen.

Als u deze vraag stelt, heeft u een goede kans om uw geld te ontvangen zodra u hen een nieuw exemplaar van de factuur stuurt. Het maakt het voor hen moeilijker om met andere excuses te komen voor het niet tijdig betalen.

5. Kunt u de factuur onmiddellijk na ontvangst van de factuur betalen?
Als een aansluiting op de bovenstaande vraag, moet u de klant vragen of deze de rekening kan betalen zodra u hem een ​​nieuw exemplaar stuurt. Door ze aan deze belofte te houden, plaatst u deze in de lijst die zij hebben vastgelegd om te betalen zodra ze de nieuwe kopie hebben ontvangen die u ze hebt gestuurd.

Als ze op dit moment niet betalen, hebt u voldoende gegevens om aan te geven dat u het recht hebt om een ​​toeslag in rekening te brengen voor het opzettelijk niet op tijd betalen.

6. Moet ik de factuur e-mailen of faxen?
Hoe sneller u de factuur bij de klant kunt krijgen, hoe beter. Het verzenden van deze in real-time biedt geen excuses voor de klant die de factuur niet behandelt. Daarom moet u de klant vragen of u de factuur per e-mail of per fax naar hen kunt verzenden.

Als je deze route gebruikt in plaats van gewone post, kun je geen tijd verstreken en excuses maken om te vergeten.

Als u denkt dat een klant dit excuus waarschijnlijk zal gebruiken, moet u proactief zijn en de klant een of twee weken voordat deze verschuldigd is bellen en vragen of zij de factuur hebben ontvangen en of deze op de betalingsrun staat. Hiermee houdt u een stap voor op betalingsachterstanden.